Política tratamiento de datos personales

El CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos generales” y el decreto reglamentario 1377 de 2013, por medio del presente documento establece e informa cómo se dará cumplimiento a dichos lineamientos.

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por medio de los diferentes formularios de trámites que será utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.

CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA, con NIT 860.050.128-8, ubicado en la dirección Avenida carrera 68 #98ª 41, en la ciudad de Bogotá, con número de contacto (601) 804 5011 y correo electrónico pqr.lafloresta@gmail.com, informará al titular de los datos, por medio personal, telefónico o escrito, la siguiente información:

· El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.

· El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.

· Los derechos que le asisten como titular.

· Correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

1. DEFINICIONES

· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

· Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

· Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

· Confidencialidad: se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona (persona individualmente considerada).

· Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.

· Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

· Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

· Finalidad: corresponde a las funciones otorgadas legalmente a CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA.

· Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

· Libertad: Se garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

· Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

· Titular: Persona cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. ACCESO

CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, de manera detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

3. CONSULTA

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA. Dicho esto, CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTAgarantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA.

CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Por medio del Formulario de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (FO-PQRS-01) los Titulares podrán solicitar la consulta de sus datos, estas solicitudes serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha logrado dar respuesta a su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

4. RECLAMACIONES

El Titular de datos personales privados que considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el posible incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. Se podrá presentar reclamaciones ante el Responsable o Encargado del tratamiento de datos de CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA, por medio del Formulario de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo se encuentra incompleto, el Titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que corrija las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos señalando su estado “En trámite” (Hasta que sea resuelto) y el motivo por el cual fue radicado, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Además de esto, si el titular de los datos personales considera necesario, puede presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. ACTUALIZACIÓN

CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA se obliga a corregir y actualizar por petición del Titular, la información de carácter personal, que resulte incompleta o errada, de acuerdo con el procedimiento que se tramita por medio del Formulario de actualización de datos e información. Al respecto, CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA tendrá en cuenta lo siguiente:

· En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que respalde su petición.

6. ELIMINACIÓN DE DATOS

El Titular de los datos personales, tiene derecho a solicitar a CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA, la eliminación de sus datos personales por medio del Formulario de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias; para lo que se debe tener en cuenta: 

· Que los datos con petición de eliminar, no están siendo tratados de forma correcta como se en cuanto a los principios, deberes y obligaciones señalados en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

· Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

También, al no ser obligación de CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA, realizar la eliminación de dichos datos, se puede negar o limitar dicha solicitud cuando:

· El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

· La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

· Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

7. REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN 

Todo titular de datos personales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA ha establecido el Formulario de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias que le permiten al titular solicitar dicho derecho. En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se hará teniendo en cuenta las siguientes dos modalidades:

· Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.

· Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas. En este caso, CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar el ejercicio de este, cuando:

· El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

· La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

· Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

· Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

8. GENERALIDADES

CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA ha estipulado algunas situaciones de cumplimiento para la protección de datos personales, sensibles y de menores:

· Se garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA.

· Es responsabilidad del personal a cargo, reportar inmediatamente, cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación.

· Cualquier consulta o reclamo frente a derechos de los titulares sobre datos personales se debe realizar a través del formulario de PQR, anexando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad.

· Los derechos de acceso, actualización, eliminación y revocación de la autorización de datos personales son propios y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. Pero si se requiere, el Titular podrá autorizar un apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o hechos que le impidan la práctica personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el apoderado autorice y demuestre tal condición.

· Estás políticas, procedimientos y manuales aplican para todos los copropietarios, arrendatarios, empleados, contratistas y visitantes de CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA y en general a quienes hagan uso de las zonas comunes y privadas y demás servicios ofrecidos por CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA.

9. ENCARGADOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

El responsable del tratamiento de datos personales de CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA, es el administrador activo y/o representante legal, quienes velarán por el debido cumplimiento de la presente política y demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.

También para la visualización, análisis y recolección de información por parte de cámaras de seguridad y vigilancia que se encuentran dentro y en perímetro de propiedad de CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA, las únicas personas encargadas y responsables de visualizar y tener acceso a dichas imágenes de video son el administrador activo y/o representante legal, con el fin de asegurar los derechos de cada persona residente y visitante que se encuentre dentro del predio, con excepción de que sean solicitadas por autoridades judiciales y competentes con previa solicitud expresa y escrita en donde se estipule la razón por la cual requieren tener acceso a las grabaciones y en donde también deberán proteger la seguridad de cada persona frente a las imágenes que allí puedan evidenciar.

10. VIGENCIA

CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA pone en vigencia el presente documento a partir de su fecha de creación, la cual se podrá encontrar en el cuadro de versiones al final del mismo; y se entenderá que los datos recopilados y almacenados (MT-HD-01 Base de datos residentes) estarán vigentes durante todo el tiempo de vinculación con el CONJUNTO RESIDENCIAL LA FLORESTA y 20 años más, después de terminada su relación con el fin de tener una trazabilidad del personal que ha tenido vinculación con dicha agrupación, aclarando que solo se usarán estos datos para los fines estrictamente necesarios.